Jak DMSales zamienił 75 godzin wprowadzania danych na czas poświęcany klientom. Case study Edward.ai.

O Kliencie

DBMS jest firmą, która wykorzystuje technologie, aby skutecznie pomóc w realizowaniu kampanii marketingowych swoim Klientom. Działa od 2013 roku zatrudniając ponad 30 osób i realizując projekty pomagające w pozyskiwaniu leadów, podnoszeniu sprzedaży i rozwijaniu relacji z klientami. Na dzień dzisiejszy obsługuje ponad tysiąc marek, a kluczowym elementem w działalności firmy są dane, dlatego kadra zarządzająca szczególną uwagę przykłada do ich wartości i aktualności.

Stan wyjściowy

W istniejącym systemie CRM zapisanych było ponad 5500 kontrahentów – podmiotów, które są leadami, partnerami, lub klientami korzystającymi z usług DBMS. W momencie wdrożenia systemu stanowić on miał oś komunikacji wewnątrz zespołu, dlatego ustalone zostały proste zasady wymiany informacji, oraz tego co będzie do niego rejestrowane. Wszystkie maile przychodzące klientów, zapytania a także notatki handlowe tworzą ponad 200 000 zarejestrowanych zdarzeń, nie licząc interakcji ze stroną internetową oraz systemami umieszczonymi w chmurze. Każda z 20 osób obsługująca klienta czynnie wprowadza co najmniej po 15 wpisów do systemu dziennie. Z miesiąca na miesiąc ilość spraw w działach obsługi i sprzedaży rośnie, co znacznie utrudnia sprawną pracę.

Doradcy mają za zadanie, po każdym kontakcie, zarejestrować dane w systemie CRM zgodnie z ustalonym procesem. Wyzwaniem jest czasochłonność tych czynności i zadbanie o to, aby nie pominąć żadnej informacji. Tym samym każdy pracownik poświęca dodatkowy czas na wpisywanie danych do CRM, a także musi ręcznie ustalać dalsze kroki kontaktu z danym Klientem.

Rozwiązanie

Edward - inteligentny asystent dla działów sprzedaży, dzięki integracji z systemem CRM pozwolił zautomatyzować proces rejestracji danych, a także usprawnił tworzenie follow-upów. Edward działa na telefonach komórkowych pracowników i pilnuje, aby każda rozmowa z Klientem kończyła się potwierdzeniem czego dotyczyła. Pozwala to przyporządkować ją do konkretnego procesu. Edward umożliwia także szybkie przypisywanie notatek do danego Klienta konwertując mowę na tekst w języku polskim. Znika ryzyko związane z tym, że zostanie przeoczone jakieś działanie dzięki temu, że Edward działa „w tle”, obserwując zdarzenia typu rozmowa telefoniczna, spotkanie czy wiadomość do Klienta.

Edward automatyzuje tworzenie follow-upów, sugerując działania związane z dalszymi krokami pracy z Klientem. Ma to niebagatelne znaczenie, w szczególności, że zwykle do sprzedaży dochodzi dopiero w czwartej lub piątej próbie kontaktu.

Ponadto Edward daje dostęp do statystyk zachowań handlowców i umożliwia porównywanie się członkom zespołu. Wpływa to w pozytywny sposób bezpośrednio na ich motywację, w szczególności, że kadra zarządzająca również udostępnia swoje statystyki pracownikom.

Statystyki

W ciągu ostatnich trzech miesięcy Edward zarejestrował automatycznie 2220 kontaktów z Klientami, dodał 474 follow-upów oraz 1030 notatek. Przypomniał o 482 e-mailach oraz 336 połączeniach telefonicznych. W reakcji na przypomnienia użytkownicy 153 razy zareagowali, z czego 95 kliknięć zakończyło się kolejną rozmową z Klientem.

„Tęsknilibyśmy, jeżeli dziś zabrakłoby nam Edwarda” – mówi Tomasz Dziobiak, CEO DBMS – „Edward w znaczący sposób usprawnił funkcjonowanie działu sprzedaży, a dodatkowo cały czas rozszerzany jest o kolejne funkcjonalności, w tym rozbudowaną analitykę dla menedżerów. Mamy już kolejne pomysły na zastosowania Edwarda, w tym na integrację go z danymi z naszej strony internetową, aby jeszcze lepiej i szybciej reagować na potrzeby klientów.”.

Korzyści

Łączna oszczędność czasu w tym okresie wyniosła 75 godzin, co przełożyło się na lepszą efektywność działu sprzedaży. Dodatkowo z uwagi na to, że 100% zdarzeń zostało zarejestrowanych w systemie CRM, byliśmy w stanie zapewnić, że analityka oparta o te dane jest w pełni zgodna z prawdą.

Wzrosło zadowolenie pracowników, z uwagi na to, że nie muszą już ręcznie rejestrować wszystkich czynności w systemie CRM. Edward przypomina im także o zadaniach do wykonania oraz pilnuje procesu wykonywania follow-upów.

Dalsze kroki

Pierwszy etap wdrożenia Edwarda za nami. Obecnie pracujemy z Klientem nad kolejnymi scenariuszami zachowań, obejmujących także analitykę e-maili i głębszą integrację z procesami w firmie.

Jeżeli interesuje Cię w jaki sposób Edward mógłby poprawić efektywność działu sprzedaży w Twojej firmie, zapraszam do kontaktu.

EDWARD to inteligentny asystent wykorzystywany z sukcesem przez zespoły sprzedaży w całej Polsce.

Czekamy na Ciebie! Zostań jednym z Klientów!
Masz pytania? meet@edward.ai
2040 Sp. z o.o. | All rights reserved.