Regulamin

Regulamin świadczenia usług Edward.AI

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy  Regulamin został ustanowiony przez 2040 Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie i     określa w szczególności:

a)     zasady świadczenia Usług przez Usługodawcę;

b)    prawa i obowiązki Usługodawcy i Managerów związane ze świadczeniem Usług;

c)     zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem Usług.

2. Manager     ma obowiązek korzystać z Usług w sposób zgodny z Regulaminem,     obowiązującymi przepisami prawa oraz z poszanowaniem praw osób trzecich     oraz ich dóbr osobistych, a także zapewnić przestrzeganie tych zasad przez     Współpracowników, których upoważnia do korzystania z Usług.
3. Manager     i Współpracownicy oświadczają, że akceptują treść Regulaminu przed     przystąpieniem do korzystania z Usług. Korzystanie z Usług oznacza     akceptację Regulaminu bez zastrzeżeń.

§ 2. Definicje

Pojęcia używane w Regulaminie mają następujące znaczenie,niezależnie od użytej formy gramatycznej, rodzaju i liczby:

• Aplikacja     – aplikacja mobilna należąca do Usługodawcy, dla telefonów     komórkowych umożliwiająca korzystanie z Usług;
• Konto –     rozwiązanie informatyczne w ramach Serwisu umożliwiające Managerowi     zarządzanie dostępem do Usług;
• Manager –     osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba     prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,     która korzysta w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej     z Usług i posiada aktywne Konto w Serwisie;
• Okres     Próbny – czas, przez który Manager może korzystać z Usług bez     wnoszenia opłaty;
• Regulamin –     niniejszy ”Regulamin świadczenia usług Edward.AI”;
• Serwis –     strona internetowa dostępna pod adresem www.edward.ai;
• System     Edward.AI – narzędzie informatyczne wykorzystywane przez     Usługodawcę w celu świadczenia usług i przetwarzania danych udostępnianych     przez Managerów;
• Usługa     Inteligentnego Asystenta – rodzaj Usługi określonej w § 3 pkt 2;
• Usługi –     usługi świadczone przez Usługodawcę drogą elektroniczną za pośrednictwem     Serwisu lub Aplikacji;
• Usługodawca     – spółka 2040 Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 30-394, Podole     60, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr     KRS 0000626022 i nr NIP 9442251749;
• Współpracownik     – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności     prawnych, pracująca lub współpracująca z Managerem i upoważniona przez     niego do korzystania z dostępu do Usług świadczonych dla Managera;

§ 3. Zakres świadczonych Usług

1. Usługi     świadczone przez Usługodawcę obejmują Usługę Inteligentnego Asystenta.
2. Usługa     Inteligentnego Asystenta jest świadczona za pośrednictwem Aplikacji i     polega na wyświetlaniu porad i podpowiedzi kontekstowych o charakterze     biznesowym dla Managera w związku z korzystaniem z urządzenia, na którym     zainstalowano Aplikację, w oparciu o informacje znajdujące się na danym     urządzeniu.
3. W     celu korzystania z Usługi Inteligentnego Asystenta Manager instaluje     Aplikację na wybranym urządzeniu, pobierając ją z Google Play, a następnie     aktywuje ją wykorzystując kod udostępniony na Koncie.
4. Manager     zobowiązuje się do instalowania Aplikacji i korzystania z niej wyłącznie     na urządzeniach, z których ma prawo korzystać w celu wykonywania własnej     działalności gospodarczej.
5. W     celu korzystania z Usługi Monitoringu Manager loguje się na Konto w     Serwisie i przechodzi do odpowiedniej zakładki.
6. Usługodawca     zobowiązuje się do działania z należytą starannością w celu zapewnienia     nieprzerwanego dostępu do Usług, z zastrzeżeniem prawa do przejściowego     zaprzestania świadczenia Usług (bez obowiązku uprzedniego poinformowania     Managera) ze względów technicznych, konserwacyjnych, w celu wprowadzania     modyfikacji lub aktualizacji, usunięcia awarii oraz w razie wystąpienia     siły wyższej uniemożliwiającej świadczenie Usług.
7. W     przypadku wystąpienia awarii Serwisu, Aplikacji lub Systemu Edward.AI     Usługodawca zastrzega sobie prawo do przywrócenia danych z ostatniej     wykonanej kopii bezpieczeństwa. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności     za szkodę spowodowaną przez dane utracone na skutek przywrócenia Usług do     stanu z daty wykonania kopii bezpieczeństwa.
8. Manager     zobowiązuje się do niewykorzystywania Usług do przesyłania lub     przechowywania treści bezprawnych, w tym treści mogących naruszać dobra     osobiste, prawa autorskie, prawa do znaków towarowych i inne prawa     wyłączne.

§ 5. Założenie Konta

1. Aby     rozpocząć korzystanie z Usług, Manager musi utworzyć Konto poprzez     wypełnienie formularza rejestracyjnego w Serwisie. Manager zobowiązuje się     niezwłocznie poinformować Usługodawcę o każdej zmianie danych podanych     podczas rejestracji w Serwisie.
2. Prawo     do założenia Konta i korzystania z Usług mają wyłącznie podmioty     prowadzące działalność gospodarczą (będące przedsiębiorcami w rozumieniu     Kodeksu cywilnego). Zakładając Konto w Serwisie, Manager oświadcza, że     spełnia ten warunek.
3. Umowa     o świadczenie Usług drogą elektroniczną zawierana jest między Usługodawcą     a Managerem na czas nieokreślony z chwilą utworzenia Konta w Serwisie.
4. Konto     jest zabezpieczone hasłem wskazanym przez Managera. Manager ma obowiązek     zachować hasło w tajemnicy i nie ma prawa udostępniać Konta osobom     trzecim. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w     wyniku ujawnienia przez Managera danych pozwalających na dostęp do jego Konta     osobom trzecim, w szczególności hasła.
5. Manager     nie ma prawa do udostępniania Usług osobom trzecim, za wyjątkiem prawa do     upoważnienia Współpracowników do korzystania z Usług na zasadach     określonych w § 4 powyżej. Manager ponosi odpowiedzialność za działania     Współpracowników jak za własne.

§ 6. Przetwarzanie danych osobowych

1. Każdy     Manager i Współpracownik ma prawo do ochrony prywatności przez     Usługodawcę. Podstawowe zasady zapewniania tej ochrony podane są w     Polityce prywatności i plików cookies, dostępnej na wyodrębnionej     podstronie w Serwisie.
2. Manager     jest Administratorem danych osobowych, o których mowa w postanowieniach §6     pkt 8 niniejszego Regulaminu. Poprzez akceptację niniejszego Regulaminu,     Manager potwierdza i oświadcza, że przestrzega obowiązujących przepisów o     ochronie danych osobowych.
3. Poprzez     akceptację niniejszego Regulaminu, Manager powierza przetwarzanie danych     Usługodawcy wyłącznie w zakresie niezbędnych do prawidłowego świadczenia     Usług przez Usługodawcę i w celach określonych w postanowieniach §6 pkt 7     Regulaminu. Usługodawca przetwarza powierzone do przetwarzania dane     osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, tj.     Managera.
4. Dane     zgromadzone na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą stanowią     informacje poufne i nie będą ujawniane przez Usługodawcę innym podmiotom.     Usługodawca zobowiązuje się do nieudostępniania osobom trzecim     jakichkolwiek informacji lub danych, w tym danych osobowych, wprowadzonych     do Systemu Edward.AI w celu świadczenia Usług przez Usługodawcę na rzecz     Managera.
5. Serwer     Usługodawcy, o którym mowa w postanowieniach §6 pkt 4 niniejszego     Regulaminu prowadzony jest w modelu chmury obliczeniowej („cloud     computing”) w ramach usług Microsoft Azure, Google Cloud oraz     Amazon Web Services. Centra przetwarzania danych w ramach usługi     zlokalizowane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz poza     nim. Dane osobowe przekazywane są poza Europejskich Obszar Gospodarczy na     podstawie umów opartych o standardowe klauzule umowne ochrony danych     osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską.
6. Usługodawca     ma prawo, po uzyskaniu uprzedniej zgody Managera, na opublikowanie nazwy     firmy oraz adresu strony internetowej Managera na liście referencyjnej.
7. Usługodawca     zobowiązuje się do nieprzetwarzania danych zgromadzonych na serwerze     Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą do celów innych niż:

a)     świadczenie Usług;

b)    wykonywanie i odtwarzanie kopii zapasowych,

c)     testowe odtwarzanie kopii zapasowych w celu sprawdzenia ich poprawności,

d)    dokonywanie nieodwracalnej anonimizacji danych zgromadzonych na serwerze Usługodawcy.

8. Usługodawca     określa rodzaje danych osobowych niezbędnych do świadczenia danej Usługi.     Usługodawca może przetwarzać następujące dane, których katalog może ulegać     zmianie w zależności od uprzednich ustaleń z Managerem:

a)     imiona i nazwisko,

b)    numer telefonu,

c)     adres e-mail,

d)    wiadomości e-mail (nadawcy, adresaci i treść wiadomości),

e)    połączenia przychodzące i wychodzące (numery telefonów),

f)      kalendarz (treść),

g)     notatki głosowe,

h)    dane o klientach Managera

i)      dane o zamówieniach klientów Managera

9. Strony     ustalają następujące kategorie osób, których dane dotyczą: kontrahenci     Managera, potencjalni kontrahenci Managera.
10. Dane     wskazane w postanowieniach §6 pkt 8 niniejszego Regulaminu będą zapisywane     na serwerze Usługodawcy.
11. Usługodawca     oświadcza, iż uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz     charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia     praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia     i wadze, wdrożyło odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby     zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.
12. Usługodawca     zobowiązuje się wspierać Managera poprzez odpowiednie środki techniczne i     organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby,     której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w     rozdziale III RODO. Usługodawca zobowiązuje się również, uwzględniając     charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomagać Managerowi wywiązać     się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
13. Usługodawca     będzie prowadziło z najwyższą starannością rejestr czynności przetwarzania     oraz rejestr incydentów, w którym będzie dokonywał notyfikacji wszystkich     sytuacji związanych z naruszeniem bezpieczeństwa przetwarzania danych     osobowych.
14. Usługodawca     zapewnia, że dostęp do danych, które przetwarza w imieniu Managera będą     miały tylko osoby, którym Usługodawca nadał stosowne upoważnienia, o     których mowa w RODO i które zostały przeszkolone w zakresie sposobów     zabezpieczenia przetwarzanych danych według nowych standardów. Usługodawca     zapewni, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych     zobowiązały się do zachowania tajemnicy danych osobowych jak i sposobów     ich zabezpieczenia lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi     zachowania tajemnicy, a także aby osoby te zobowiązały się do     przestrzegania przepisów RODO oraz regulacji krajowych wydanych w oparciu     o nie.
15. Usługodawca     udostępnia Managerowi niezwłocznie wszelkie informacje niezbędne do     wykazania spełnienia obowiązków określonych w powszechnie obowiązujących     przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych oraz umożliwia Managerowi     lub audytorowi upoważnionemu przez Managera do przeprowadzenie audytów, w     tym inspekcji, i przyczynia się do nich, z zastrzeżeniem, iż audyt nie     może naruszać tajemnicy przedsiębiorstwa lub poufności danych osobowych     innych klientów Usługodawcy.
16. W     przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Usługodawca bez zbędnej     zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 36 godzin po     stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je Managerowi, chyba że jest mało     prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub     wolności osób fizycznych.
17. Usługodawca     może powierzać przetwarzanie powierzonych przez Managera innym podmiotom w     celu wykonywania Usług, oprócz podmiotu wskazanego w §6 ust. 5   (zgoda ogólna).
18. Usługodawca     informuje Managera o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania     lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, na co najmniej 7     (siedem) dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem przetwarzania przez     inny podmiot przetwarzający, umożliwiając Managerowi tym samym wyrażenie     sprzeciwu na posłużenie się przez Usługodawcę innym podmiotem     przetwarzającym. W przypadku braku takiego sprzeciwu, uważa się, że Manager     wyraził zgodę na zmianę.
19. Usługodawca     obowiązany jest zapewnić, aby postanowienia umowy zawartej z podmiotem,     któremu powierza przetwarzanie powierzonych przez Managera,     odzwierciedlały postanowienia dotyczące ochrony danych ustalone pomiędzy Managerem     a Usługodawcą oraz zalecenia RODO w tym zakresie.
20. Usługodawca     przetwarza powierzone dane osobowe przez czas trwania umowy o świadczenie     Usług. W przypadku zakończenia umowy o świadczenie Usług, Usługodawca, w     zależności od decyzji Managera, zobowiązane jest do niezwłocznego     usunięcia lub zwrotu powierzonych mu danych oraz usunięcia wszelkich     istniejących kopii, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy prawa     nakazują przechowywanie danych osobowych. Na każde żądanie Managera, Usługodawca     ma obowiązek przedstawić w terminie 7 (siedmiu) dni pisemne oświadczenie     potwierdzające fakt zniszczenia danych osobowych zarówno z systemu     głównego procesora z backupów jak i kopii archiwalnych.
21. Manager     powierza Usługodawcy dokonanie nieodwracalnej anonimizacji przetwarzanych     danych. Usługodawca będzie mógł korzystać z zanonimizowanych danych, także     w razie rozwiązania umowy o świadczenie Usług pomiędzy Usługodawcą a     Managerem i zaprzestania korzystania z Usług.
22. Urządzenie     służące do korzystania z Usług będą przeznaczone do użytku wyłącznie w     celach służbowych, o czym Manager poinformował Współpracowników przed     zainstalowaniem Aplikacji na tych urządzeniach.

§ 7. Własność intelektualna

Usługodawca udziela Managerowi nieograniczonej terytorialnie odpłatnej licencji obejmującej korzystanie z Aplikacji na polu eksploatacji trwałe lub czasowe utrwalanie i zwielokrotnianie Aplikacji w całości na urządzeniach elektronicznych wyłącznie w celu korzystania z Usługi. Licencja jest udzielana na czas nieokreślony i wygasa z chwilą wygaśnięcia – z jakiejkolwiek przyczyny – niniejszej umowy o świadczenie Usług.

§ 8. Wynagrodzenie

1. Manager     zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia na rzecz Usługodawcy za     korzystanie z Usług w wysokości określonej pakietem wybranym przez     Managera podczas zakładania Konta lub przy użyciu odpowiedniej opcji     dostępnej w Serwisie po zalogowaniu na Koncie, lub w wysokości ustalonej     indywidualnie między stronami.
2. Wynagrodzenie     wskazane w ust. 1 obejmuje wynagrodzenie należne Usługodawcy z tytułu     udzielenia licencji, o której mowa w § 7.
3. Okresem     rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy, lub inny okres ustalony indywidualnie     między stronami. Jeżeli wybrany pakiet nie przewiduje inaczej,     wynagrodzenie jest płatne z góry w terminie wskazanym na fakturze VAT     wystawionej przez Usługodawcę.
4. Usługodawca     wystawia fakturę i przesyła ją pocztą elektroniczną na adres Managera     wskazany przez Managera na Koncie w Serwisie.
5. Usługodawca     może uzgodnić z Managerem Okres Próbny, podczas którego Manager może     korzystać z Usług bezpłatnie. Do świadczenia Usług w Okresie Próbnym mają     zastosowanie wszystkie postanowienia niniejszego Regulaminu, z wyjątkiem     zobowiązanie do zapłaty wynagrodzenia.
6. Opłaty     uiszczane za Usługi są bezzwrotne.
7. Jeżeli     Manager nie uiszcza wynagrodzenia, Usługodawca może zablokować jego Konto     do czasu uiszczenia przez niego zaległości.

§ 9. Reklamacje

1. Manager     ma prawo do złożenia reklamacji w związku z korzystaniem z Usług w formie     elektronicznej na adres: support@edward.ai  lub     listownie na adres siedziby usługodawcy.
2. Reklamacja     powinna zawierać co najmniej dane Managera i Konta, a także opis problemu     oraz wskazanie czasu i okoliczności jego wystąpienia. Wskazane jest także     zamieszczenie informacji technicznych, tj. marki i modelu wykorzystywanego     przez Managera urządzenia oraz, w razie potrzeby, rodzaju i wersji     używanej przeglądarki internetowej.
3. W     terminie 30 dni od dnia otrzymania reklamacji Usługodawca poinformuje     Managera o sposobie jej rozpatrzenia. Usługodawca ma prawo do przedłużenia     terminu rozpatrywania reklamacji pod warunkiem poinformowania Managera w     terminie wskazanym w zdaniu poprzedzającym.
4. Usługodawca     może zażądać od Managera dodatkowych informacji niezbędnych do     rozpatrzenia reklamacji. Czasu oczekiwania na przekazania informacji przez     Managera nie wlicza się do czasu rozpatrywania reklamacji.

§ 10. Granice odpowiedzialności Usługodawcy

1. Wykorzystywany     do świadczenia Usług System Edward.AI opiera się na algorytmach     wykorzystywanych do uczenia maszynowego. W związku z tym System Edward.AI     może działać w sposób nieprawidłowy lub niemożliwy do przewidzenia.     Usługodawca zobowiązuje się do działania z należytą starannością w celu     zapewnienia prawidłowego działania Systemu Edward.AI, ale nie ponosi     odpowiedzialności za szkody poniesione przez Managera lub Współpracowników     w związku z korzystaniem z informacji udostępnianych w ramach Usług.     System Edward.AI jest wyłącznie narzędziem wspierającym i doradczym i nie     służy zastępowaniu pracy Managera ani jego Współpracowników. Manager i     jego Współpracownicy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za skutki decyzji     biznesowych podejmowanych w oparciu o informacje dostarczane w ramach     Usług.
2. Usługodawca     nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek korzystania z     Usług w sposób niezgodny z Regulaminem lub instrukcjami przekazanymi przez     Usługodawcę, jak też za ewentualne szkody powstałe na skutek lub w związku     z rozwiązaniem umowy łączącej Managera i Współpracownika, obejmujące w     szczególności (lecz nie wyłącznie) koszty odszkodowania, wynagrodzenia za     okres pozostawania bez pracy, koszty procesu i utracone zyski.
3. Usługodawca     nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe na skutek naruszenia     przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, jeżeli do ich     powstania doszło w związku z naruszeniem przez Managera lub     Współpracownika zasad określonych w niniejszym Regulaminie, w szczególności     w sytuacji, jeżeli Manager powierzy Usługodawcy do przetwarzania dane     osobowe, do których przetwarzania sam nie był upoważniony.
4. Usługodawca     nie odpowiada za utracone korzyści oraz szkody wyrządzone z winy     nieumyślnej. Odpowiedzialność Usługodawcy zawsze ograniczona jest do     wysokości wynagrodzenia netto, jakie Manager uiścił na rzecz Usługodawcy     do dnia powstania szkody.
5. Wyłączenie     odpowiedzialności, o  którym mowa w ust. 1 powyżej, nie obejmuje:

a)     szkód spowodowanych wadliwym działaniem Systemu Edward.AI, jeżeli Usługodawca wiedział lub powinien był wiedzieć o tej wadzie,lecz nie zawiadomił o niej Managera;

b)    szkód wyrządzonych z winy umyślnej.

6. Usługodawca     nie odpowiada za zakłócenia w realizacji Usługi spowodowane:

a)     nieprawidłowym funkcjonowaniem łącza internetowego Managera,

b)    nieprawidłowym działaniem urządzeń używanych przez Managera do korzystania z Serwisu lub Aplikacji,

c)     nieprawidłowym funkcjonowaniem przeglądarki internetowej Managera z jakichkolwiek przyczyn,

d)    działaniem osób trzecich.

7. W     razie wystąpienia przez osoby trzecie (w tym Współpracowników) z     roszczeniami wobec Usługodawcy w związku z korzystaniem z Usług przez     Managera, Manager zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z wszelkiej odpowiedzialności     wobec takich osób.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Usługodawca     ma prawo do zmiany Regulaminu, w szczególności w następujących     przypadkach:

a)     w razie zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, wymagającej dostosowania Regulaminu;

b)    w razie wprowadzenia przez Usługodawcę nowych rodzajów Usług, zmiany funkcjonalności świadczonych Usług lub wycofanianiektórych rodzajów świadczonych Usług.

2. Usługodawca     zawiadomi Managera o zmianie Regulaminu z wyprzedzeniem 30 dni. Manager ma     prawo do wypowiedzenia umowy w terminie 30 dni od dnia otrzymania     zawiadomienia o zmianie Regulaminu, ze skutkiem na koniec miesiąca     kalendarzowego. W razie wypowiedzenia umowy w trybie niniejszego ustępu     opłata za niewykorzystany pakiet podlega zwrotowi proporcjonalnie do     długości niewykorzystanego pakietu.
3. Usługodawca     ma prawo rozwiązać umowę o świadczenie Usług ze skutkiem natychmiastowym i     usunąć Konto Managera w każdym czasie z następujących powodów:

a)     naruszenia przez Managera lub Współpracownika postanowień Regulaminu, obowiązujących przepisów prawa lub praw osób trzecich;

b)    umieszczenia przez Managera lub Współpracownika w Serwisie treści fałszywych lub niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa;

c)     wykorzystywania przez Managera lub Współpracownika Usługi niezgodnie z jej przeznaczeniem;

d)    nieopłacenia w terminie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę;

e)    podejmowania przez Managera lub Współpracownika działań zagrażających bezpieczeństwu danych lub grożących powstaniem szkody postronie Usługodawcy.

4. Każda     ze stron ma prawo wypowiedzieć umowę o świadczenie Usług z 1 miesięcznym     okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
5. Manager     może przesyłać oświadczenia kierowane do Usługodawcy i związane ze     świadczeniem Usług oraz z umową o świadczenie Usług pocztą elektroniczną     na adres support@edward.ai lub     pocztą tradycyjną na adres Usługodawcy wskazany w § 1.
6. Usługodawca     może przesyłać oświadczenia kierowane do Managera i związane ze     świadczeniem Usług oraz z umową o świadczenie Usług pocztą elektroniczną     lub pocztą tradycyjną na adres Managera wskazany przez Managera na Koncie     w Serwisie.
7. Regulamin     jest dostępny na stronie www.edward.ai/pl/regulamin/.
8. Regulamin     wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2020 r.

‍