Jak zwiększyć efektywność pracy z Office 365 w dziale sprzedaży?

Dzień dobry! Witam Was na kolejnym spotkaniu z cyklu naszych Edwardowych webinarów. Nazywam się Tomasz Wesołowski i dzisiaj opowiem o tym, jak zwiększyć efektywność pracy z Office365 w dziale sprzedaży.

Na początku przedstawię plan webinaru:

1.   Handlowiec „w terenie” i jego problemy.

2.   Obowiązki raportowania a wykorzystanie danych.

3.   Office365 w nowoczesnym dziale sprzedaży.

4.   Jak zwiększyć efektywność w oparciu o narzędziaOffice365?

5.   Co zrobić, żeby technologia zaczęła naswspierać zamiast nam przeszkadzać?

6.   Q&A.

Handlowiec w terenie – wyzwania i problemy

Czego najczęściej nie lubią handlowcy i co sami mówią na ten temat? Najczęściej pojawia się stwierdzenie:„Nie lubię swojego CRMa”. Handlowcy twierdzą, że mają zbyt wiele narzędzi, w których znajdują się informacje o klientach. Ponadto uzupełnianie danych w CRM zajmuje im zbyt dużo czasu. Natomiast z punktu widzenia managera handlowcom brakuje systematyczności i działania zgodnie z procedurami. Według badań HubSpot 71% handlowców twierdzi, że wprowadzanie i raportowanie danych zajmuje im zbyt dużo czasu. W praktyce jest to jeszcze większa liczba – aż 89%handlowców deklaruje, że nie lubi wprowadzać danych i przygotowywać raportów. Zatem problem jest dość powszechny.

Perspektywa managera – z czym mamy do czynienia na co dzień?

Managerowie, by skutecznie zarządzać, potrzebują odpowiedniej jakości danych. Muszą dokładnie wiedzieć,jak aktywności handlowców wpływają na wyniki sprzedażowe. Z perspektywy managera wygląda to tak, że CRM nie jest uzupełniany na czas lub znajdujące się w nim dane są niedokładne. Trudność sprawia im także wdrażanie nowych handlowców i wyrabianie w nich dobrych nawyków. Ponadto utrudniona jest komunikacja z zespołem, który pracuje w terenie i raportowanie w czasie rzeczywistym.

Aż 90% działań i aktywności nie jest w ogóle rejestrowanych. Nawet jeśli wymusimy na handlowcach rejestrację działań, to przebiega to z dużym opóźnieniem. Przeważnie na koniec kwartału wszyscy siadają i rejestrują to, co wydarzyło się w ciągu ostatnich trzech miesięcy. Na bieżąco nikt tego nie robi, bo albo nie ma na to czasu, albo nie ma na to ochoty.

Dużym problemem jest też tzw.„luka w danych”. Z naszych badań wynika, że 35% kontaktów istnieje tylko w telefonach doradców, 70% szans sprzedaży nie zostaje wprowadzonych od razu do CRM-a, a 90% wszystkich działań nie jest w ogóle rejestrowanych.

Dochodzi do pewnego sporu pomiędzy handlowcami a managerami, gdzie manager mówi: „Nie mogę zarządzać bez danych”, a handlowiec: „Nie lubię swojego CRM-a”. Managerowie potrzebują danych, a handlowcy nie chcą wprowadzać ich do systemów.

Dlaczego dane są ważne w sprzedaży? Dlaczego warto je zbierać?

Zarządzanie nowoczesnym działem sprzedaży musi być oparte o dane, a nie tylko o wynik sprzedażowy. Powinniśmy znać odpowiedzi na przynajmniej kilka pytań:

·        Jak spędzają dzień nasi ludzie (na których klientów poświęcają czas)?

·        Jakie aktywności wpływają na wyniki sprzedażowe?

·        Jak pomóc im efektywnie wykorzystać ich potencjał? (spotkania 1:1)

·        Jakie procesy wdrożyć, aby sprzedaż była efektywna?

Ale jak zbierać te dane?

Mamy dwa sposoby zbierania danych:

·        Deklaratywne – „powiedz”, co robiłeś, czyli bezpośrednie pytanie handlowców lub proszenie ich o wprowadzanie danych do systemu CRM

·        Rzeczywiste – automatyczne raportowanie na podstawie zachowań

Deklaratywne zbieranie danych jest najbardziej popularne, jednak nieefektywne. Najbardziej efektywne jest rzeczywiste zbieranie danych – nie tylko z punktu widzenia czasowego, ale też kosztowego.

Tyle tytułem wstępu, teraz przejdźmy do narzędzi.

Office 365 w nowoczesnym dziale sprzedaży

Jeśli korzystacie państwo z jakichś narzędzi Office 365 to i tak pewnie nie wiedzie, że jest ich aż tak dużo. Najbardziej popularne narzędzia to oczywiście Word, Outlook, Excel, czasami także PowerPoint. Natomiast tych narzędzi biznesowych jest znacznie więcej.Dzisiaj powiem o kilku z nich, ale skupimy się na tym, jak wykorzystywać je w dziale sprzedaży.

Najczęściej wykorzystywanymi narzędziami w dziale sprzedaży są:

·        Outlook

·        PowerPoint

·        Kalendarz

·        Excel – spełnia wiele zadań. Managerowie kochają pracę w Excelu, analizują tu dane i tabelki. W zasadzie wszystko jest możliwe w tym narzędziu.

·        Planner – służy do pracy na projektach.

·        Teams – zyskuje coraz większą popularność, jest narzędziem do pracy grupowej.

·        Word

·        OneNote – elektroniczny notes, rzadziej wykorzystywany, możemy w nim notować ustalenia ze spotkań czy rozmów.

W zależności od pakietu, z jakiego państwo korzystają, narzędzia dostępne są w różnych wersjach. Narzędzia są dostępne w formie stacjonarnej, czyli do zainstalowania na naszym komputerze – pakiet Business i Business Premium oraz Business Essentials w formie online, czyli dostęp mamy z poziomu przeglądarki internetowej. To, o czym będziemy dzisiaj mówić, to wszystko narzędzia dostępne w każdym pakiecie. Jedyna różnica jest taka, że w Business Essentials mamy dostęp poprzez przeglądarkę internetową.

Outlook

Przechodząc do opisu narzędzi, zaczniemy od tych najbardziej popularnych. Na początek Outlook, gdzie w jednym miejscu mamy całą naszą komunikację mailową – kontakty, kalendarz, zadania. Zadania umożliwiają rozplanowanie całego dnia i jest możliwość połączenia ich z innymi narzędziami z pakietu Office365, na przykład z Plannerem.

Excel

Excel to idealny program do generowania wszelkiego rodzaju raportów, zestawień, wykresów. W sprzedaży szczególnie przydaje się do robienia różnego rodzaju podsumowań i analiz.

OneNote

OneNote umożliwia robienie notatek ze spotkań nie tylko tekstowych, ale też graficznych i głosowych. Jeżeli ktoś z państwa nie korzystał jeszcze z OneNote, to serdecznie polecam.

Teams

Następnie mamy Teams, o którym jeszcze nie wszyscy wiedzą. Jest to aplikacja, która w dużym uproszczeniu służy do pracy grupowej, jest to rodzaj wewnętrznego komunikatora.  Teams umożliwia nam pracę w grupie, komunikowanie się, prowadzenie wideo rozmów i dzielenie się plikami. Jeśli ktoś z państwa korzystał z SharePoint’a, to Teams jest taką jego nakładką. Wszystko mamy tu w jednym miejscu – pliki, konwersacje, komunikacje w zespole. Istnieje też możliwość doinstalowania innych aplikacji. Coraz więcej firm podczas pracy grupowej korzysta z Teams.

Planner

Planner jest mało znanym narzędziem, ale jest bardzo przydatny w kontekście pracy z zadaniami i projektami. Jeśli prowadzimy duże projekty, to oczywiście sprawdzi się bardziej Microsoft Project, natomiast w przypadku mniejszych, Planner w zupełności wystarczy. Planner w pełni działa online, idealnie sprawdza się w pracy grupowej.

Z wymienionych wyżej narzędzi najczęściej korzystają handlowcy w zespole sprzedażowym. Jednak jeśli grupa jest rozproszona, ciężko jest kontrolować to, w jaki sposób Ci handlowcy korzystają z narzędzi. Czy rzeczywiście uzupełniają raporty w Excelu? Czy robią notatki w OneNote? Czy uzupełniają kalendarz w Outlook? Kontrola jest dość ograniczona.

Technologia – co zrobić, żeby zaczęła nas wspierać?

Teraz zastanowimy się nad tym, co możemy zrobić, żeby te narzędzia, które są tak łatwo dostępne, rzeczywiście nas wspierały. One mają nam ułatwiać pracę. To nie ma być obciążenie dla handlowców, że oni muszą coś wypełniać. Narzędzia mają im ułatwiać pracę, a nie utrudniać.

Na slajdzie pokazuję ewolucję narzędzi biznesowych wykorzystywanych w dziale sprzedaży oraz to, gdzie dążymy. Dużo mówi się o sztucznej inteligencji, że ta sztuczna inteligencja nas zastąpi. Na razie tak nie jest. Obecnie jesteśmy na etapie przechodzenia z papierowych notesów, książek telefonicznych, poprzez stacjonarne aplikacje (komputer, Excel) na coraz bardziej popularne systemy CRM. Dzisiaj jesteśmy o krok dalej, na etapie inteligentnych asystentów. Są to takie oprogramowania, które wykorzystują pewne metody, mechanizmy sztucznej inteligencji po to, by nas wspierać w korzystaniu z narzędzi, które są dość znane, ale nie wykorzystujemy ich całego potencjału.

Możemy sobie wyobrazić, że inteligentny asystent, to asystent, którego byśmy zatrudnili dla każdego handlowca. Asystent ułatwia raportowanie, ale też podpowiada pewne rzeczy, jakie są do wykonania. Segment asystentów jest już bardziej popularny, szczególnie poza granicami naszego kraju, ale raczej do użytku domowego. Przykładami są inteligentne głośniki – Amazona czy Google’a, do których możemy mówić, a one nam odpowiadają.

Google wprowadził swojego asystenta również w języku polskim, więc jeżeli państwo korzystacie z systemu Android, to mogliście się z nim zapoznać. Cały segment inteligentnych asystentów łączy mechanizmy związane ze sztuczną inteligencją, wykorzystuje naturalny sposób interakcji, czyli nasz głos, żeby pomagać nam osiągać różnego rodzaju cele.

Co jest ciekawe, asystenci stają się coraz bardziej „sprytni” i „mądrzy”. Są w stanie pomagać nam w coraz to większych zadaniach. Przodują oczywiście Google i Cortana. Procent pytań, na jakie są w stanie odpowiedzieć asystenci, wynosi 68,1% (90,6% odpowiedzi prawidłowych) dla Google i 56,5% (81,9% prawidłowych) dla Cortana.

To, o czym będziemy dzisiaj mówić, to asystenci B2B, czyli asystenci, którzy są w stanie wspierać nas w naszych procesach firmowych.

Wróćmy do statystyki związanej z handlowcami, czyli 9/10 handlowców nie lubi raportować i wprowadzać danych. Najchętniej pracowaliby w oderwaniu od wszystkich systemów raportowych. Dlatego my zadaliśmy sobie pytanie: „A co by było, gdyby tak wszystko to działo się… samo?”. Żeby każdy handlowiec mógł mieć swojego własnego asystenta, który by mu pomagał w jego codziennej pracy. Założyliśmy, że taki asystent powinien spełniać dwa podstawowe założenia – prostota i kontekst. Prostota, czyli nie potrzebujemy instrukcji, żeby korzystać z takiego programu, a po drugie kontekst, czyli nie musimy pamiętać o tym, aby go włączać czy coś do niego wpisać. On to będzie pamiętał za nas.

Tak właśnie powstał Edward, który jest inteligentnym asystentem dla działów sprzedaży – zarówno dla handlowców, jak i managerów. Edward działa jako aplikacja mobilna. Podpowiada nam wiele rzeczy w ciągu dnia, jednym słowem ułatwia nam pracę. Edward rejestruje wszelkie aktywności dotyczące klientów już w naszych istniejących systemach CRM.

Wyobraźmy sobie handlowca, który rozmawia z klientem i kończy rozmowę. W tym momencie odzywa się Edward i pyta: „Co planujesz?”, „Jakie planujesz następne kroki z klientem”. Teraz wystarczy, żeby handlowiec zaznaczył, że umówił się na przykład na rozmowę telefoniczną za 15 minut. Edward ustawia przypomnienie, pilnuje, żeby handlowiec rzeczywiście tę rozmowę telefoniczną przeprowadził, a dodatkowo wszystkie aktywności rejestruje w naszym systemie CRM. Asystent buduje linię czasu związaną z aktywnościami tego handlowca w zakładce aktywności. Tu znajdują się wszystkie spotkania, aktywności dotyczące danego klienta. Edward może być zintegrowany z systemem Office 365 i rejestrować w nim aktywności związane z połączeniami telefonicznymi, spotkaniami, notatkami, follow-up’ami, szansami sprzedażowymi i innym aktywnościami związanymi z procesem. Nie ma konieczności robienia tego ręcznie.

Asystent Edward jest już wykorzystywany w wielu firmach. W branżach finansowych, ubezpieczeniowych, dystrybucyjnych, handlowych. Głównym wskaźnikiem, który my aktualizujemy, jest czas. Oszczędność czasu handlowca, który by poświęcił na wprowadzanie danych,jest ogromna. Ze statystyk jednego z naszych klientów wynika, że każdy handlowiec w miesiącu oszczędza średnio 13h. Z perspektywy managera także luka danych się zmniejsza, czyli te dane, które nigdy nie trafiłyby do systemu, gdyby były wprowadzane ręcznie – teraz trafiają.

A co gdy nie mamy CRM-a lub nie możemy się z nim zintegrować?

W takiej sytuacji najczęściej korzysta się z narzędzi, o których już wcześniej mówiłem, czyli narzędzi Office 365. Co jest ciekawe z perspektywy naszego dzisiejszego webinaru, to to, że są to narzędzia, z którymi bez problemu możemy połączyć naszego asystenta. Asystent będzie wprowadzał do nich wszystkie informacje w sposób automatyczny, ale też będzie czerpał wiedzę z tych narzędzi, wzbogacając w ten sposób wiedzę handlowca o kliencie. Integracja z narzędziami Office 365 odbywa się poprzez Microsoft Graph API. Dzięki połączeniu Edwarda z Office365, państwo mogą na co dzień korzystać z Asystenta. Przedstawię teraz kilka możliwych scenariuszy użycia.

Ogólna zasada działania jest taka, że Edwarda instalujemy w formie aplikacji na telefonie doradcy/handlowca.Podając login i hasło, autoryzujemy dostęp do aplikacji Office365. Dzięki temu Edward jest z nim zintegrowany. W ciągu dnia Edward działa w tle – nie musimy pamiętać o uruchomieniu aplikacji. Asystent sam wyzwala się w odpowiednich momentach i przekazuje nam sugestie. Z drugiej strony automatycznie raportuje nasze aktywności do systemu – do kalendarza Outlook, notatek OneNote czy arkusza Excel. Oprócz tego Edward automatycznie raportuje aktywności do managera w formie podsumowań i raportów mailowych, które otwieramy w naszym programie Outlook.

Co jest ciekawe, im dłużej pracujemy z asystentem, tym lepiej możemy go dostosować do naszych potrzeb, ponieważ Edward jest w stanie dopasować się w istniejący model sprzedażowy i działać tak, jak tego chcemy.

Sama integracja jest bardzo prosta. Jedyne co musi zrobić handlowiec po włączeniu Edwarda, to nadać mu uprawnienia w aplikacji mobilnej, a następnie zalogować się do Office365, by aktywować integrację z tą usługą. Jest to bardzo proste. Wystarczy, że klikniemy zaloguj i w ramach aplikacji Asystenta podajemy login do Office365, autoryzujemy hasłem i już w tym momencie integracja jest gotowa.

Przewaga Asystenta B2B

Edward „widzi” nasze interakcje w Office 365 i jest w stanie na nie reagować. Zobrazujmy to na przykładzie. Wyobraźmy sobie, że mamy spotkanie w kalendarzu. Jest to spotkanie z klientem – Michałem Piwnicznym. Spotkanie jest Outlook’owe. Dzięki temu, że korzystamy z Edwarda, tuż przed spotkaniem Edward prezentuje nam rozszerzony brief o kliencie. Pokazuje nam szczegóły związane ze spotkaniem. Następnie kontekstowo sugeruje nam, co możemy zrobić. Możemy zadzwonić do klienta, przesunąć spotkanie albo je rozpocząć. Edwardem możemy sterować również głosem, dyktując mu ustalenia z klientem. Następnie ustalenia mogą trafiać do narzędzi Office 365.

Po skończonym spotkaniu Edward pyta, czy spotkanie już się skończyło. Jeśli tak, to Edward prosi o dodanie notatki ze spotkania. Można mu podyktować notatkę, Edward bardzo dobrze rozpoznaje mowę w języku polskim. Jest w stanie wyciągnąć z notatki różnego rodzaj wnioski i na przykład pogratulować podpisania umowy.  Co jest ciekawe, Edward może samodzielnie wprowadzić tę notatkę do spotkania, które jest w Outlooku. Notatka automatycznie trafia do spotkania w kalendarzu, może też trafić do OneNote’a. Integracja możliwa jest ze wszystkimi narzędziami, które wcześniej omówiłem.  

Kolejny przykład związany jest z planowaniem naszych aktywności. Również jest możliwość planowania głosowego. Jeśli powiemy: „Firma zainteresowana ofertą. Spotkanie w piątek o 14:00. Zadzwonić w środę o 16:00, żeby się przypomnieć. Potrzebują licencji na 20 stanowisk, jednak chcą rozszerzyć działalność na więcej osób”. Edward automatycznie z kontekstu notatki wyciąga wnioski, że spotkanie będzie w piątek o 14:00, a w środę o 16:00 należy zadzwonić do klienta. Wszystko zapisuje w kalendarzu Outlook’owym. Kalendarz Outlooka i Edward są ze sobą zintegrowani. Wszystkie przesunięcia w jednym miejscu odwzorowują się w drugim.

A co z raportowaniem aktywności?

Wszystkie aktywności mogą być automatycznie raportowane do arkusza Excel. W arkuszu mogą być raportowane wszystkie kontakty z klientem w ciągu dnia, a także follow-up’y, spotkania, aby na podstawie tego wyciągać dane do analiz sprzedażowych. Nie jest wymagany żaden system CRM, wszystko można raportować w Excelu.

Co jest jeszcze fajne, to w Outlooku, w mailu, manager dostaje podsumowanie od Edwarda.  Asystent pokazuje, co się dzisiaj wydarzyło i na co warto zwrócić uwagę – kiedy handlowcy są najbardziej efektywni, kiedy było najwięcej rozmów, najwięcej prób połączeń, kiedy klienci najczęściej odbierają itp. Dzięki temu manager ma nie tylko suche dane w formie pliku Excelowego, ale też Edward sugeruje mu, na co warto zwrócić uwagę.

Edward pokazuje też raport na temat wytrwałości zespołu – ile prób podejmowali handlowcy, by skontaktować się z klientem i jak szybko odpuszczali po nieudanej próbie. Jest to ważne, bo skuteczna sprzedaż na ogół wymaga kilku follow-up’ów. Edward jest w stanie tego pilnować i raportować, jeśli tak się nie dzieje. Tak samo Edward „obserwuje” notatki ze spotkań. Jeśli ich nie ma, to zwraca na to uwagę, jeśli są starannie prowadzone, to Edward może za to pochwalić.

To są najbardziej typowe scenariusze współpracy Edwarda z Office365. Podsumowując, historię korespondencji z klientem mamy dostępną w każdej chwili. Mamy integrację z kalendarzem, czyli natychmiastowe wprowadzanie danych po spotkaniach. Integracja z Excelem – raporty i podsumowania, które aktualizują się automatycznie. OneNote – możemy wprowadzać notatki i ustawienia głosowo. I mamy Planner – zlecone zadania są w nim widoczne. A co z Teams? Edward może komunikować się z handlowcami jako członek grupy MS. Może przekazywać informacje zarówno handlowcom, jak i managerowi.

Edward udostępnia także panel dla managera, gdzie zawarte są wszystkie informacje na temat tego, co się działo w ciągu dnia. Dzięki temu manager może:

·        Analizować efektywność zespołu,

·        Przeglądać aktywność całego zespołu,

·        Widzieć w liczbach i w szczegółach aktywność pojedynczych doradców,

·        Porównywać aktywności w czasie.

To, co omówiliśmy, to są oczywiście najbardziej podstawowe scenariusze zachowań Edwarda. Scenariusze to są nasze procesy biznesowe, które możemy odwzorowywać w asystencie po to, by działał tak jak tego chcemy. Czyli u każdego z naszych klientów Edward działa trochę inaczej – bo każda firma jest inna i ma inny model sprzedażowy.Odwzorowanie procesu sprzedażowego nie wymaga zmiany w aplikacji, a jedynie„nauczenia” Edwarda, w jaki sposób powinien działać. Od tego najczęściej zaczynamy pracę z klientami, że bierzemy ich proces sprzedażowy i patrzymy, w jaki sposób asystent może się w niego wpasować i gdzie zebrane przez niego dane powinny trafiać.

Jak zwiększyć efektywność handlowców – podsumowanie:

·        Zautomatyzuj raportowanie – możesz oszczędzić do kilkunastu godzin pracy w skali miesiąca;

·        Zwiększ aktywność – tak, aby zachęcać do kolejnych kroków koniecznych w procesie sprzedaży;

·        Zadbaj o potencjalnego klienta – natychmiastowy kontakt to większa szansa na sprzedaż;

·        Analizuj – dokładne dane to lepsza analityka i trafne decyzje;

·        Zwiększ transparentność działań – szkol i motywuj, bazując na danych o efektywności handlowców.

To są wszystkie obszary, w których może pomóc Edward, ale jak go sprawdzić? Proponujemy uruchomienie pilotażowe, w trakcie którego wspólnie podejmiemy decyzję, czy Edward może wnieść wartość do Państwa pracy:

·        Sprawdzimy, w których procesach Edward wnosi największą wartość

·        Zbadamy możliwości integracji z Państwa systemami IT

·        Przedstawimy ofertę docelowego zakupu licencji

·        Przygotujemy się do docelowego wdrożenia

Zapraszamy do kontaktu: meet@edward.ai

Dla uczestników webinaru mamy prezent - oferujemy bezpłatną konsultację istniejącego procesu sprzedażowego pod kątem użycia asystenta.

Pytania i odpowiedzi:

1.    Pytanie na temat bezpieczeństwa danych w Edwardzie.

Edward jest rozwiązaniem, które jest w pełni bezpieczne. Bazuje na podobnej infrastrukturze co Microsoft Azure, gdzie dane są w pełni bezpieczne a cała komunikacja jest szyfrowana.  

2.    Czy trzeba mieć Office365, aby korzystać z Edwarda?

Nie, nie trzeba. Jeśli korzystamy z Office365, to Edward może poprawić efektywność narzędzi. Asystent może też działać zupełnie samodzielnie, nie musi łączyć się z istniejącym systemem.

Jeśli mają państwo jeszcze jakieś pytania, zapraszam do kontaktu mailowego: tomek@edward.ai

Zapraszam również na naszą stronę internetową: www.edward.ai oraz do udziału w kolejnych webinarach :)

Jesteś gotów, by sprzedawać więcej?
Wypróbuj Edwarda w swoim zespole sprzedaży!
Sprawdź Edwarda
EDWARD to inteligentny asystent wykorzystywany z sukcesem przez zespoły sprzedaży w całej Polsce.

Czekamy na Ciebie! Zostań jednym z Klientów!
Masz pytania? meet@edward.ai
2040 Sp. z o.o. | All rights reserved.